Il se réalise en trois ou six étapes, que vous retrouverez dans l'assistant de votre traitement de texte.

•  Il s'agit de saisir et sauvegarder un texte identique à tous les destinataires, à l'aide d'un logiciel de traitement de texte. Cette lettre qui ne contient que des éléments fixes sera utilisée de nouveau lorsqu'une situation identique se présentera.

•  La deuxième étape consiste à créer ou ouvrir un fichier composé des informations variables propres à chaque destinataire. Ce fichier va contenir des noms des champs (nom, prénom, adresse, CP, ville, date) et des enregistrements (coordonnées des clients). Celui-ci peut être saisi sous un logiciel de traitement de texte (Word) ou un système de gestion de bases de données (Access).

•  Avant de procéder à la fusion de la source de données avec le document principal, il faut insérer les champs de fusion aux endroits appropriés dans le courrier. (Dans le traitement de texte : à partir du moment où vous avez défini la source des données, la barre d'outils de fusion apparaît avec le bouton insérer un champ de fusion).

  En demandant la fusion, les noms de champs contenus dans la lettre type seront remplacés par les éléments du fichier clients. Il sera édité autant de lettres personnalisées que de clients enregistrés dans le fichier. Vous pouvez les imprimer ou les enregistrer.

  Pour adresser un courrier uniquement aux personnes concernées par une situation, il faut effectuer une requête. Celle-ci va permettre d'extraire de la source de données, tous les enregistrements qui peuvent être fusionnés avec le document principal.