Chapitre 6 : La Gestion Electronique des Document (GED)
I- Définition
La GED regroupe l'ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent d'acquérir, d'organiser, de stocker, et de diffuser des documents sous une forme élétronique.
II- Les différents types de GED
- La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents administratifs.
- La GED bureautique qui regroupe l'offre de progiciels de travail collaboratif permettant d'échanger des documents.
- La GED documentaire qui consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques aux formats les plus divers.
III- Les Etapes de mise en place d'une GED
• Devant le nombre important de documents créés, il est facile d'égarer les documents stockés, de perdre du temps à les retrouver. La GED permet de résoudre tous ces problèmes en centralisant le stockage des documents.
• Pour trouver facilement et rapidement les documents stockés, les fichiers correspondants doivent être classés en fonction de critères facilement utilisables et rangés au travers d'une arborescence thématique sur un support de stockage par dossiers et sous-dossiers.
• Les documents dématérialisés doivent être stockés sur un support approprié, en fonction de l'utilisation qui en sera faite. Le choix d'un support de stockage dépend de la capacité de stockage, de la fiabilité du support, du mode d'accès, des échanges possibles, ainsi que la performance de sauvegarde et de lecture.
• La diffusion des documents peut se faire en interne ou en externe en utilisant un moteur de recherche. L'établissement d'un cahier des charges est nécessaire pour définir les modalités techniques et fonctionnelles, l'accès aux documents, la sécurité....
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