Chapitre 8 : Protection, Sécurité des documents et Archivage

I- La sécurité des documents

•L'information contenue dans les documents représente de la valeur pour l'entreprise. Il faut donc la protéger au même titre que les biens matériels. La production de l'information est couteuse ; elle implique le recours à des ressources matérielles et humaines. Les résultat obtenus sont protégés par les lois qui régissent la propriété littéraire, artistique et industrielle.

• Pour respecter la législation relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés (loi du 6/01/78), la sécurité doit répondre à quatre conditions : la disponibilité, l'intégrité, la confidentialité et la traçabilité de l'information.

• Il est difficile de garantir la sécurité totale des systèmes en raison d'erreurs humaines et matérielles ou de facteurs externe non prévisibles. Les attaques sont nombreuses, parfois internes à l'organisation : usurpation de mots de passe, abus de droits, blocages du système pas envoi massif de message.

II- Les Protections

• Pour se protéger contre les attaques, les organisations doivent équiper leurs réseaux de pare-feu, d'antivirus, d'antispywares, d'anti-spam.

• L'authentification consiste à vérifier l'authenticité des utilisateurs du réseau et des documents, généralement par un mot de passe. La gestion de l'accès au document : il est possible d'attribuer des droits précis, document par document en fonction de l'utilisation qui en sera faite.

• Les protection mettent à l'abri le contenu des documents des regards indiscrets, assurent l'intégrité du contenu et l'authenticité de l'auteur. Le message contenu dans les documents est ainsi crypté entièrement ou partiellement avec une clé pour n'être compréhensible que par ceux qui la possède.

III- L'enrichissement d'un document

• Archiver, c'est conserver un document dont on n' plus l'utilité immédiate, mais qui peut encore servir soit à titre informatif, soit à titre de preuve.

• Une archive est un document produit ou reçu par toute personne physique ou morale et par tout un service ou organisme public ou privé dans l'exercice de son activité.

• La réglementation fixe une durée de conservation des documents, 10 ans pour les documents commerciaux, de 30 ans pour les documents de droit civil et à vie pour les documents publics.